La maîtrise des coûts est l’un des éléments clés de la rentabilité de votre entreprise. Entre l’achat de logiciels, de matériel informatique, la maintenance, et les services de stockage, l’informatique représente un coût important pour votre société. Dans un contexte économique incertain, ce budget peut parfois être excessif. Comment réduire les dépenses sans compromettre la protection informatique de votre société ainsi que ses performances ? Les experts d’IPE répondent à cette question avec cinq conseils qui permettent de limiter les coûts de façon intelligente.
1. Améliorez la gestion de votre parc informatique
Que vous souhaitiez faire évoluer votre parc informatique ou vous prémunir de tous risques, l’audit est une étape indispensable. Nos experts IPE, réalisent un audit informatique complet de vos équipements et logiciels, afin d’identifier leurs forces et faiblesses. Notre méthodologie est adaptée aux petites comme aux grandes structures. En effectuant l’inventaire de votre parc informatique vous obtiendrez une vision globale de votre situation. Vous pourrez non seulement vérifier si votre système informatique est réellement adapté à vos besoins, ou s’il doit être repensé pour être plus performant, supprimer les équipements inutiles mais aussi réduire vos coûts de maintenance jusqu’à 10 %. Par l’élimination de matériel, mais aussi par la mise en œuvre de mesures simples comme éteindre le matériel ou le mettre en veille profonde la nuit et le week-end vos dépenses énergétiques liées à l’informatique se verront également diminuer. Il en va de même pour l’impression, mettez en place une politique d’économie, cela aura un impact considérable sur votre facture : n’imprimez que quand cela est vraiment indispensable, privilégiez le recto-verso et le noir et blanc. Lors de l’audit, IPE contrôlera aussi la configuration de vos postes, serveurs et messageries, analysera la sécurité physique de votre système, des solutions de sauvegarde et de sécurité de vos données pour assurer la réussite de vos projets.
2. Renégociez vos contrats et abonnements
Aujourd’hui, tout système informatique s’accompagne nécessairement de multiples contrats : location de matériel, abonnement à des logiciels, maintenance de services divers, et prestataire internet. Il est indispensable de vérifier régulièrement si ces contrats sont réellement adaptés à vos besoins et objectifs. Quand ils arrivent à terme, tentez de renégocier les tarifs avec votre prestataire, afin de faire des économies. Résiliez votre contrat de maintenance, en respectant le préavis fixé, si vous n’êtes pas satisfait des prestations ou s’il n’est pas assez compétitif. Consultez régulièrement les offres des opérateurs, qui lancent régulièrement de nouveaux services. Enfin, évitez les contrats à trop long terme. Ils sont séduisants, parce que leurs tarifs sont plus bas que les contrats à court terme, mais ils peuvent être un obstacle de taille : ils correspondent en effet à vos besoins à un instant T. Si votre activité diminue, votre contrat représente une dépense inutile, et si elle est en croissance, il peut limiter votre potentiel de développement.
3. Faites appel à un prestataire externe
Une entreprise qui ne dispose pas de service informatique en interne n’a aucun intérêt à gérer elle-même son SI. Elle y perdra forcément en temps, en argent, et en sécurité. La solution ? L’infogérance informatique, qui consiste à confier tout ou partie de la gestion de l’informatique à un prestataire informatique externe. C’est une des spécialités d’IPE : nous accompagnons les entreprises au quotidien en les aidant à régler rapidement les problèmes et pannes, sans qu’elles n’aient à mobiliser leurs employés. De cette façon, vous pouvez vous consacrer à ce que vous faites le mieux, et travailler en toute sérénité.
4. Optimisez la durée de vie de vos équipements
Le matériel informatique est un investissement considérable, qui représente en moyenne un tiers du budget informatique d’une entreprise. Soyez aux petits soins pour vos équipements, pour allonger leur durée de vie. Nettoyez régulièrement les postes de travail pour prévenir les lenteurs du système et surchauffes, et analysez-les pour détecter les virus, une des causes principales de renouvellement des équipements informatiques. Sachez également qu’il est souvent possible de recycler ou de moderniser un équipement plutôt que de le remplacer, ce qui permet de réduire les coûts. Un bon entretien de vos équipements vous fera gagner quelques mois voire années d’utilisation. Enfin, quand le matériel est vraiment obsolète, renouvelez-le pour éviter les failles de sécurité et pour profiter des technologies les plus performantes.
5. Sécurisez votre système informatique
Ne faites surtout pas l’impasse sur la sécurité : vous le regretterez forcément un jour ou l’autre. Les attaques par ransomwares et les pertes de données informatiques sont un danger réel pour les entreprises. Les arrêts d’activité qu’elles entraînent peuvent vous coûter très cher et entacher votre image de marque auprès de vos clients et partenaires. Pour limiter les risques, allouez une partie de votre budget à la sécurité. Mettez en place un système de protection des données fiables, et un plan de reprise d’activité qui vous aidera à faire face aux sinistres et aux cyberattaques. C’est un investissement essentiel, qui permet de réduire les coûts sur le long terme.
Nous espérons que ces conseils vous aideront à gérer votre budget informatique de façon plus judicieuse. La clé pour optimiser vos dépenses ? C’est de vous pencher sur la question tous les ans, ou même deux fois par an. Cela vous permettra de gagner en agilité et de disposer d’un système informatique performant, capable de répondre à l’évolution de votre activité et de vos objectifs. Face à la multiplication des cyberattaques, ne perdez jamais de vue la sécurité : un système informatique bien protégé est votre meilleur allié pour faire face aux défis actuels.
