Guide complet pour créer un SharePoint sur Microsoft 365

Dans le cadre de la transformation numérique des entreprises, la collaboration et le partage d’informations sont devenus des éléments essentiels pour améliorer l’efficacité et la productivité. Microsoft SharePoint, intégré à Microsoft 365 (anciennement Office 365), est une solution clé permettant aux équipes de travailler ensemble de manière efficace, que ce soit sur site ou à distance. Avec SharePoint, créez un intranet d’entreprise, facilitez la gestion de documents, partagez des informations et collaborez en temps réel.

Découvrons ensemble la manière de créer et de configurer un site SharePoint dans Microsoft 365 et comment IPE peut vous accompagner dans cette démarche.

Pourquoi choisir SharePoint dans Microsoft 365 ?

SharePoint est une plateforme polyvalente, offrant plusieurs avantages pour les entreprises, quel que soit leur secteur d’activité :

• Centralisation des données : SharePoint permet de centraliser et d’organiser les documents dans des bibliothèques, facilitant l’accès à l’information pour l’ensemble des employés.
• Sécurité renforcée : grâce à l’intégration avec les autres services de Microsoft 365, SharePoint offre une sécurité de haut niveau, avec des options de contrôle d’accès fines et personnalisables.
• Facilité de collaboration : SharePoint permet le travail collaboratif en temps réel. Les utilisateurs peuvent coéditer des documents et suivre les versions sans risquer de perdre des informations.
• Personnalisation : les sites SharePoint sont entièrement personnalisables pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise, que ce soit en termes de design ou de fonctionnalités.

Créer un site SharePoint dans Microsoft 365 : les étapes clés

Étape 0 : Installer Microsoft 365.

Cela tombe sous le sens mais mérite d’être rappelé ! La migration vers Microsoft 365 est tout sauf une formalité : appuyez-vous sur l’expertise d’IPE pour une transition réussie.

Étape 1 : Accéder à l’interface d’administration de SharePoint

Avant de créer un site SharePoint, connectez-vous à l’interface d’administration de Microsoft 365 avec vos identifiants puis cliquez sur l’icône des applications (les neuf points en haut à gauche) et sélectionnez “SharePoint”. Vous arriverez sur l’interface principale où sont listés tous les sites existants de votre organisation.

Étape 2 : Choisir le type de site à créer : site d’équipe ou site de communication

SharePoint propose deux types principaux de sites que vous pouvez créer :

• Sites d’équipe : ils sont destinés à des groupes de travail ou des projets spécifiques. Ils permettent de collaborer autour de documents et de tâches avec des fonctionnalités comme les listes, les bibliothèques de documents ou encore les calendriers partagés.
• Sites de communication : ces sites sont utilisés pour partager des informations de manière plus générale avec un public large, comme une page d’actualités interne, un blog, des annonces ou des contenus institutionnels.

Pour créer un site :

1. Cliquer sur “Créer un site”, le bouton figure en haut de la page d’accueil SharePoint
2. Sélection du type de site : choisissez entre un site d’équipe ou un site de communication en fonction de vos besoins. Par exemple, pour une équipe projet ou un groupe de travail, un site d’équipe est souvent plus approprié.

Étape 3 : Configurer les paramètres du site

Une fois le type de site sélectionné, un certain nombre d’informations doivent être renseignées :

1. Nom du site : donnez un nom explicite à votre site, et de préférence court et facile à mémoriser.
2. Description : ajoutez une description qui détaille l’objectif du site. Cette description sera utile pour informer les utilisateurs sur les raisons d’être du site et sur ce qu’ils pourront y trouver.
3. Choix de la confidentialité : définissez les paramètres de confidentialité. Si vous créez un site d’équipe, vous pouvez décider si le site sera accessible à tous les membres de votre organisation (site public) ou seulement à un groupe restreint (site privé).
4. Ajout des membres : ajoutez des utilisateurs à votre site. Vous pouvez inviter directement des collègues et même des partenaires externes, en leur attribuant des rôles spécifiques (propriétaire, membre, ou visiteur).

Étape 4 : Personnaliser l’apparence et les fonctionnalités du site

Une fois le site créé, personnalisez-le afin qu’il corresponde aux besoins spécifiques de votre équipe ou de votre organisation.

• Modifier le thème : SharePoint vous permet de changer facilement le thème du site pour refléter l’identité visuelle de votre entreprise. Accédez à “Paramètres” (roue dentée en haut à droite), puis cliquez sur “Changer le thème”.
• Ajouter des Webparts : les Webparts sont des blocs fonctionnels que vous pouvez ajouter sur vos pages SharePoint. Ils permettent d’afficher des informations dynamiques telles que des listes de tâches, des calendriers, des vidéos, des actualités, etc. Vous pouvez les configurer en cliquant sur “Modifier la page”, puis en choisissant le Webpart que vous souhaitez ajouter.
• Créer des bibliothèques de documents : les bibliothèques de documents sont au cœur de SharePoint. Elles permettent de stocker et organiser des fichiers avec des fonctionnalités avancées comme la gestion des versions, la coédition, et les métadonnées. Pour créer une nouvelle bibliothèque, accédez à votre site, cliquez sur “Nouveau”, puis sélectionnez “Bibliothèque de documents”.

Étape 5 : Définir les permissions et les accès

L’un des nombreux avantages de SharePoint est la capacité à contrôler de manière fine qui peut accéder à quoi. Vous pouvez ainsi définir les permissions au niveau du site, des bibliothèques, ou même des fichiers individuels.

1. Gérer les permissions du site : depuis les paramètres du site, vous pouvez gérer les utilisateurs et leurs rôles (propriétaires, membres, visiteurs). Les propriétaires ont tous les droits sur le site, tandis que les membres peuvent contribuer et les visiteurs sont limités à la lecture.
2. Configurer les niveaux de permissions : il est possible d’attribuer des permissions spécifiques à certains utilisateurs pour des documents ou des bibliothèques précises. Par exemple, vous pouvez donner un accès en lecture seule à certaines équipes, tout en permettant à d’autres de modifier les fichiers.

Étape 6 : Utiliser les fonctionnalités avancées de SharePoint

En plus des fonctionnalités de base, SharePoint offre des outils plus avancés qui peuvent répondre à des besoins spécifiques :

• Automatisation avec Power Automate : créez des flux de travail automatisés pour des tâches répétitives. Par exemple, vous pouvez automatiser l’approbation de documents ou envoyer des notifications lorsque de nouvelles informations sont ajoutées à une bibliothèque.
• Intégration avec Microsoft Teams : les sites SharePoint peuvent être intégrés avec Microsoft Teams, pour une collaboration entre équipes encore plus efficace. Toutes les modifications faites dans SharePoint seront directement synchronisées dans Teams, et vice versa.

Pourquoi faire appel à IPE pour la création de votre SharePoint ?

On vous a tout détaillé pas à pas mais vous aurez compris que créer et gérer un SharePoint efficace requiert un certain niveau de maîtrise technique et organisationnelle. C’est là qu’IPE peut vous apporter une réelle valeur ajoutée.

Nos équipes d’experts maîtrisent les subtilités de SharePoint et de Microsoft 365. Elles sauront vous conseiller sur la structure la plus adaptée à vos besoins et vous accompagner tout au long du processus de création et d’optimisation de votre site.

Mieux, IPE propose des solutions personnalisées, adaptées à vos objectifs stratégiques. Que vous ayez besoin d’une simple bibliothèque de documents ou d’un intranet complet, IPE saura répondre à vos besoins.

Enfin, après la mise en place de votre SharePoint, nous vous accompagnons sur le long terme pour garantir le bon fonctionnement et l’évolution de votre site. Nos services incluent la formation des utilisateurs et l’assistance technique.