Dans le quotidien des entreprises, la gestion des logiciels est une tâche volontiers reléguée au second plan. Pourtant, derrière chaque application ou outil numérique utilisé se cache une licence, c’est-à-dire un contrat encadrant son usage. Trop souvent négligé, le maintien à jour des licences logicielles peut pourtant exposer l’entreprise à de lourdes conséquences : perte de productivité, sanctions juridiques, coûts inutiles, failles de sécurité… Pour (re)prendre le contrôle de vos logiciels et y voir plus clair, IPE vous prodigue quelques conseils et bonnes pratiques.
Comprendre les différents types de licences logicielles
La gestion des licences logicielles n’est pas qu’une contrainte administrative : c’est un levier stratégique pour sécuriser, optimiser et faire évoluer sereinement votre système d’information. En adoptant les bonnes pratiques – et en vous appuyant sur un partenaire de confiance comme IPE, vous transformez une obligation complexe en un véritable atout pour votre performance. Avant d’entrer dans le vif du sujet, un point s’impose sur les différents types de licences qu’une entreprise peut être amenée à souscrire :
Les licences perpétuelles
C’est le modèle traditionnel de la licence, qui est achetée une bonne fois pour toutes. En d’autres termes, l’entreprise dispose d’un droit d’usage illimité dans le temps, le plus souvent pour une version précise d’un logiciel. Ce type d’acquisition, qui peut sembler avantageux, a toutefois des limites : par exemple, la maintenance et les mises à jour ne sont pas toujours incluses et peuvent faire l’objet d’une facturation indépendante.
Les licences par abonnement
C’est le modèle qui tend à se généraliser, avec des licences fonctionnant sur le principe du SaaS (Software as a Service) : dans ce cadre, l’entreprise paie un abonnement mensuel ou annuel pour utiliser le logiciel. Ce modèle, qui assure une mise à jour continue avec un accès au support technique, peut néanmoins s’avérer coûteux si le nombre d’utilisateurs augmente sans contrôle.
Les licences flottantes
Les licences flottantes permettent à plusieurs utilisateurs d’accéder à un logiciel, mais pas simultanément ou avec une limite d’utilisation. Ce type de souscription est idéal pour les entreprises fonctionnant avec des équipes qui travaillent en rotation ou qui n’ont pas besoin du logiciel en permanence.
Les licences open source
Ces licences gratuites ou quasi-gratuites permettent de modifier et de redistribuer le code du logiciel. Attention : open source ne veut pas dire sans contraintes. Certaines licences (GPL, MIT, Apache…) imposent des conditions spécifiques d’utilisation, de distribution ou de modification.
Pourquoi gérer ses licences ? Les enjeux et les risques
Risques juridiques
Une gestion négligente des licences peut exposer à des sanctions en cas de non-conformité. De nombreux éditeurs (Microsoft, Adobe, Autodesk…) effectuent des audits réguliers. Si des logiciels sont utilisés sans licence valide, les amendes applicables peuvent être salées.
Failles de sécurité
Utiliser des versions obsolètes ou non maintenues de logiciels, parfois issues de “cracks” ou de téléchargements illégaux, expose directement le système d’information à des cyberattaques aux conséquences qui peuvent être catastrophiques.
Dépenses inutiles
C’est, hélas, souvent le cas dans les entreprises : des licences sont renouvelées automatiquement alors que le logiciel n’est plus utilisé. La situation inverse est aussi fréquente : plusieurs équipes utilisent le même logiciel via des licences individuelles, au lieu d’opter pour une licence flottante ou groupée plus économique.
Perte de productivité
Un collaborateur qui n’a pas accès à l’outil dont il a besoin, ou encore une équipe qui travaille avec une version bridée faute de licence à jour, c’est une entreprise qui tourne au ralenti ! Par ailleurs, des licences mal gérées sont susceptibles de perturber l’utilisation de logiciels critiques pour l’activité, avec un impact direct sur la productivité.
Bien gérer ses licences logicielles : les bonnes pratiques à adopter
Nonobstant le caractère fastidieux de la gestion des licences informatiques, la démarche est indispensable et mérite que l’on s’y attarde. Quelles sont les bonnes pratiques à adopter pour une organisation efficace des licences informatique d’une entreprise ? Quelques conseils :
1. Réaliser un audit logiciel
Premier réflexe : faire l’inventaire des logiciels installés dans l’entreprise, en dressant une liste exhaustive répertoriant le nom, le numéro de version, le type de licence, les conditions d’utilisation et le nombre de licenciés. En menant un audit sur la base de logiciels de votre parc informatique, IPE vous propose de dresser une cartographie complète et précise de l’existant. Une démarche préalable indispensable avant toute action de mise en conformité.
2. Vérifier la conformité des licences
Chaque licence de logiciel doit être associée à un justificatif : facture, contrat, clé de produit, preuve d’achat. Il est crucial de centraliser ces informations, qui attestent la bonne utilisation et l’acquisition du logiciel. Un logiciel installé sans preuve d’achat peut être considéré comme non conforme ou acquis par des moyens détournés, et ce même s’il a été payé.
3. Assurer la maintenance des contrats
Renouvellements automatiques, évolutions tarifaires, options souscrites… Les contrats de licence doivent être suivis avec rigueur. Mieux vaut prévenir que payer pour une reconduction tacite inutile ou encore, passer à côté d’un tarif plus avantageux. La meilleure posture à adopter, c’est de garder un œil attentif sur le suivi de chaque licence. C’est un des fondamentaux de la maintenance évolutive.
4. Faire le ménage dans les logiciels
Un logiciel non utilisé est un risque potentiel de faille dans la sécurité d’un système informatique. Encore une foi, mieux vaut prévenir que guérir en désinstallant les applications obsolètes, redondantes ou non employées. La démarche permet de réduire la surface d’attaque des cyber malveillances, tout comme de libérer de l’espace sur les postes et d’optimiser les coûts.
5. Utiliser des outils de gestion des actifs logiciels (SAM)
Des solutions comme Microsoft Endpoint Configuration Manager (MECM), Lansweeper ou GLPI proposent de suivre en temps réel l’utilisation des logiciels, les licences associées, les expirations, mais aussi d’automatiser certaines tâches de gestion. Ces outils deviennent vite indispensables à mesure que le parc informatique d’une entreprise s’étoffe.
6. Déléguer la gestion des licences à un expert en infogérance
Externaliser la gestion des licences logicielles, c’est gagner en sérénité. Chez IPE, nous accompagnons les PME et PMI dans l’organisation, l’optimisation et la sécurisation de leurs environnements logiciels. Grâce à notre expertise de plus de 20 ans, nous assurons un suivi rigoureux des licences, une veille sur les évolutions contractuelles et une conformité continue face aux exigences des éditeurs.
Vous souhaitez confier la gestion de vos licences logicielles à une équipe spécialisée en infogérance ? Contactez IPE pour partager vos besoins et obtenir un accompagnement personnalisé.