Comprendre un contrat de maintenance informatique et éviter les pièges

Vous souhaitez externaliser la maintenance du système informatique de votre entreprise ? Avant de souscrire un contrat, lisez les conseils de nos experts, qui vous aideront, en tant que client, à éviter les pièges et à choisir le contrat le mieux adapté à vos besoins.

Le contrat de maintenance informatique : définition

Un contrat de maintenance informatique vous permet de bénéficier de prestations de maintenance qui assurent la bonne santé de votre parc informatique : dépannage, réparation, révision, amélioration, contrôle et réglage. Il concerne à la fois le matériel et les logiciels. Il précise la méthode d’intervention (à distance ou sur site), ainsi que le mode de facturation (au forfait ou au ticket).

Différence entre contrat de maintenance et contrat d’entretien

Il ne faut pas confondre contrat de maintenance et contrat d’entretien. Le périmètre du contrat d’entretien est plus précis et limité que celui d’un contrat de maintenance : le document prévoit des interventions régulières pour vérifier le bon fonctionnement du matériel, avec des visites planifiées. Toute intervention non prévue, pour remplacer un matériel par exemple, fait l’objet d’une facturation supplémentaire. Le contrat de maintenance va au-delà du contrat d’entretien : en plus des visites de contrôle, il comprend la réparation des pannes sans frais additionnels. 

Maintenance corrective et maintenance préventive

Il existe plusieurs types de maintenance informatique, la maintenance préventive et la maintenance corrective. La maintenance préventive a pour rôle de vérifier que votre parc informatique fonctionne correctement, grâce à des opérations d’entretien régulières. La maintenance corrective, quant à elle, vise à corriger les bugs, réparer les pannes et remettre en état les matériels et logiciels défectueux. Elle s’effectue à intervalles réguliers en l’absence de pannes apparentes du matériel. Votre contrat de maintenance informatique peut comprendre uniquement un type de maintenance, ou concilier les deux. 

Les obligations des deux parties

Un contrat de maintenance fixe des obligations au prestataire et à l’entreprise qui le souscrit. IPE, comme tous les prestataires, doit respecter une obligation d’information : nous devons connaître vos besoins,  vous informer des opérations de maintenance qui pourraient être utiles à votre parc informatique, vous proposer des solutions adaptées, et éventuellement vous prévenir des limites de nos solutions. Nous avons également une obligation de moyens : nous devons tout mettre en œuvre pour effectuer correctement nos prestations. Nos clients, quant à eux, ont l’obligation d’expliquer les besoins de leur entreprise dans un cahier des charges, et fournir toutes les informations complémentaires nécessaires. 

Les pièges à éviter lors de la rédaction d’un contrat de maintenance 

Pour ne pas avoir de mauvaises surprises, assurez-vous que votre contrat de maintenance comporte bien les éléments suivants : 

L’objet de la prestation

Cette clause indique clairement quelle prestation le prestataire s’engage à effectuer : maintenance préventive et/ou corrective, matériels concernés, mode d’intervention, etc. 

La mention des parties prenantes

Les noms de l’entreprise et du prestataire doivent être mentionnés. 

Le prix et les modalités de paiement

Le contrat doit comporter le tarif des interventions. La facturation peut être effectuée au forfait : tous les mois vous payez une somme qui couvre toutes les interventions définies dans le contrat. Elle peut par ailleurs être au « ticket » : votre prestataire intervient sur demande dans l’entreprise et chaque prestation est facturée au cas par cas. 

La durée du contrat

N’oubliez pas de préciser la durée du contrat de maintenance, elle peut être déterminée ou indéterminée. 

La clause de résiliation

Cette clause est très importante, parce qu’elle indique ce qu’il faut faire lorsqu’une des parties souhaite mettre fin au contrat de maintenance, par exemple en cas de manquement à une obligation contractuelle par l’autre partie. Si le contrat est à durée déterminée, il faut en général attendre l’échéance du contrat pour le résilier, ou le résilier d’un commun accord. S’il est à durée indéterminée, une lettre de résiliation devra être envoyée à l’autre partie. Dans tous les cas, la résiliation doit être encadrée par le contrat de maintenance informatique, qui doit mentionner le mode de résiliation, le contenu de la lettre de résiliation, le délai de préavis et le paiement éventuel d’indemnités. 

Le règlement des litiges

Il vaut mieux prévoir le pire et définir dans le contrat de maintenance informatique la façon dont les éventuels litiges seront réglés : par voie judiciaire ou à l’amiable. 

Le droit applicable et la juridiction compétente

Si le prestataire manque à ses obligations, ou si le client ne paie pas les prestations effectuées, la partie lésée peut entamer une procédure de règlement des litiges par la voie judiciaire, si cela est prévu dans la clause « règlement des litiges ». Il est donc important que le contrat indique le droit applicable, en l’occurrence les articles 1217 et suivants du Code civil, et la juridiction compétente. Vous saurez ainsi quoi faire si votre prestataire manque à ses obligations. 

Gérez vos contrats de maintenance avec IPE

Si vous recherchez un prestataire de maintenance informatique à Paris, nous sommes là pour répondre à tous vos besoins de maintenance ! L’équipe d’IPE est composée d’experts en maintenance, qui interviennent sur site ou à distance pour s’assurer que votre parc informatique est en bon état de fonctionnement. Nous assurons plusieurs types de maintenance : maintenance préventive (pour éviter les dysfonctionnements), maintenance corrective (pour corriger les failles et anomalies) et maintenance évolutive (qui consiste à mettre à jour vos matériels et logiciels). Nos interventions de maintenance préventive s’effectuent majoritairement à distance, grâce à nos outils de supervision. Toutefois, nous tenons à nous rendre régulièrement chez nos clients, pour conserver un lien humain. Cette proximité fait notre force : pour nous, les clients ne sont pas uniquement des numéros, mais des personnes et des entreprises que nous connaissons bien et dont nous pouvons anticiper les besoins en maintenance.