Avec la pandémie de Covid-19, le télétravail s’est généralisé. De nouveaux outils ont fait leur apparition dans les organisations, permettant aux équipes de communiquer et de collaborer à distance. Microsoft Teams s’est ainsi imposé comme une solution incontournable, utilisée aussi bien dans les universités que dans les entreprises. Pourquoi ce formidable succès ? Parce que Teams est non seulement facile à utiliser et riche en fonctionnalités : c’est aussi un outil extrêmement sécurisé. Si vous ne vous sentez pas encore très à l’aise avec Teams, lisez vite cet article : les experts d’IPE vous donnent leurs meilleurs conseils pour organiser des réunions efficaces et sécurisées.
Connectez-vous en toute sécurité avec les personnes internes et externes de votre entreprise
La sécurité est un des points forts de Microsoft Teams. Le géant américain a en effet pris des engagements forts auprès de ses clients. Il chiffre toutes les données échangées, n’utilise jamais les informations de ses utilisateurs pour diffuser des annonces, supprime les données après résiliation d’un abonnement, respecte la législation européenne sur la protection des données, et propose des rapports de transparence réguliers sur son Transparency Hub.
Au-delà de ces mesures, Teams offre des fonctionnalités qui permettent à l’organisateur d’une réunion d’en garantir la confidentialité des échanges. Il est ainsi possible de sélectionner les personnes qui participeront, en indiquant tout simplement leurs noms pour les collaborateurs internes, ou l’adresse email des participants externes à l’entreprise. À tout moment, on peut exclure des personnes indésirables. Enfin, du côté des participants, rejoindre une réunion est extrêmement simple : Teams envoie des instructions à chaque, et il suffit de cliquer sur le lien fourni pour rejoindre la réunion. Aucun téléchargement n’est nécessaire.
Gardez le contrôle de votre réunion grâce aux options de Teams
Tirez parti de toutes les fonctionnalités de Teams pour garder le contrôle de votre réunion. L’outil de Microsoft permet d’attribuer un rôle à chacun : en choisissant le rôle de présentateur, vous pouvez décider de ce que voient et entendent les participants.
Si vous commencez la rencontre en évoquant des informations confidentielles et que vous ne souhaitez pas que l’ensemble des invités les entendent, mettez en place une salle d’attente. Vous pourrez visualiser les personnes qui s’y connectent, et les faire entrer quand vous le désirez.
Si un participant a un comportement indésirable, ou si les micros de certains génèrent des bruits parasites, désactivez le son de leur micro.
Partagez seulement le nécessaire
Teams permet, bien entendu, de partager votre écran, ce qui est très pratique. Et encore une fois, c’est vous le maître : vous pouvez décider de partager l’intégralité de votre bureau, ou seulement une fenêtre spécifique, afin de masquer des informations confidentielles. Si vous le souhaitez, vous pouvez également contrôler l’application d’un autre présentateur. Cela permet de garantir que seuls les contenus appropriés sont visibles des participants.
Adressez-vous à vos collaborateurs en face à face avec la vidéo
La vidéo est un formidable médium pour maintenir le lien social et professionnel pendant la période difficile de la pandémie. Elle facilite les échanges et la compréhension entre participants : on peut voir l’expression du visage de chacun, ce qui donne du contexte au propos et évite les malentendus ou les gênes. Mais, évidemment, tout le monde n’a pas forcément envie de montrer son chez-soi à ses collaborateurs ou supérieurs hiérarchiques. Teams a une solution : il est possible de flouter l’arrière-plan, de choisir une image parmi celles proposées, ou encore de choisir une image personnalisée.
Enfin, pour rendre une discussion ou une présentation encore plus limpide, Teams dispose d’une fonctionnalité sous-titres en direct, qui transcrit instantanément les paroles des intervenants. Cela permet de rendre les réunions Teams accessibles aux personnes qui ont des difficultés auditives, qui ne maîtrisent pas parfaitement la langue française, ou encore qui se connectent depuis un environnement bruyant.
Enregistrez vos réunions
Tous les invités ne peuvent pas se rendre à la réunion ? Certains seront en retard ? Ou vous voulez tout simplement conserver une trace de la discussion ? N’hésitez pas à enregistrer votre réunion, en un clic. Les participants seront informés automatiquement de l’enregistrement, qui sera ensuite automatiquement stocké dans le cloud et pourra être téléchargé ou visionner plus tard. L’accès à la vidéo sera limité aux personnes qui ont participé à la réunion, sauf si vous souhaitez la rendre disponible à d’autres collaborateurs.
Le mot de la fin
Si vous recherchez une solution pour organiser une réunion en toute sérénité, nous ne pouvons que vous conseiller Teams. Outre ses fonctionnalités bien pensées, l’outil a l’avantage d’offrir une indispensable sécurité, en protégeant l’identité de ses membres et les informations liées à leurs comptes. Il vous préserve également des menaces de cybersécurité, qui se sont multipliées avec la pandémie et l’explosion du travail à distance.
Pour optimiser votre utilisation de Teams, faites appel à IPE. Nous sommes de fervents défenseurs de Microsoft 365 qui, pour nous, est la solution de collaboration la plus complète et la plus simple à déployer en entreprise. Nous vous accompagnons dans son intégration, et vous conseillons au quotidien sur l’utilisation de Teams mais aussi des autres services de Microsoft 365, qui vous permettent de stocker, de partager et de planifier, mais aussi et surtout de conserver un lien précieux avec vos collaborateurs.