La crise de la Covid-19 a transformé notre façon de travailler et le télétravail est devenu la norme dans de nombreux secteurs d’activité. S’il a permis à de nombreuses entreprises de survivre, il pose aujourd’hui de nouveaux enjeux: comment travailler efficacement lorsque les équipes sont dispersées ? Comment cultiver l’esprit d’équipe via un écran interposé ? Confrontés à ces questions, managers et dirigeants se sont rendu compte que gérer une équipe virtuelle demande la confiance de ses collaborateurs, mais aussi des outils adaptés. Pour vous aider, IPE vous propose 3 astuces pour gérer votre équipe en télétravail grâce à l’écosystème Microsoft 365.
Mettez en place des rituels
Le télétravail a bouleversé le déroulement de la journée de vos équipes. Travaillant depuis chez eux, les collaborateurs sont désormais confrontés aux contraintes de leur environnement et travaillent chacun à leur rythme. En privilégiant un mode de fonctionnement asynchrone, soit en instaurant des rendez-vous individuels/collectifs chaque semaine ou tous les quinze jours, cela permettra aux projets d’avancer dans de meilleures conditions et de bénéficier des apports de chacun. Ces rendez-vous rompent également l’isolement et aident à maintenir le lien social, distendu par le télétravail, en recréant, sous une forme nouvelle, les traditionnelles discussions devant la machine à café et les échanges informels. Ils sont ainsi un précieux instrument de motivation. Enfin, le chef d’entreprise ou le manager s’impose comme une figure rassurante et disponible, prête à prendre du temps pour répondre aux questions et aux doutes de ses collaborateurs.
Pour mettre en place ces rituels, IPE vous conseille la plateforme de communication collaborative (UCaaS) Microsoft Teams. Elle offre la possibilité de créer des discussions audio ou en visioconférence, et les organiser en « salles de réunion », récréant ainsi les différents pôles et départements de l’entreprise. La plateforme est adaptée aux besoins des petites comme des grandes organisations : on peut discuter en tête à tête ou organiser des présentations et des formations allant jusqu’à 10 000 participants. Teams offre par ailleurs des fonctionnalités extrêmement utiles. Les utilisateurs peuvent partager leur écran, utiliser le « tableau blanc » pour écrire en temps réel dans leur salle de réunion et les échanges se déroulent en toute sécurité. On peut exclure les personnes indésirables, contrôler les micros des participants pour éviter les interruptions, et attribuer le rôle de présentateur à un participant. Mais surtout, Microsoft Teams permet de retrouver de la spontanéité : les collaborateurs échangent comme s’ils étaient au bureau, et les rendez-vous avec les clients sont rapides et informels.
Organisez le travail
Pour booster la motivation et la productivité des collaborateurs, nous vous conseillons d’organiser le travail de façon rigoureuse, en définissant les priorités et les objectifs à atteindre. En ayant une visibilité claire sur l’avancement des projets, les collaborateurs savent les tâches qu’ils doivent effectuer, peuvent organiser leur journée eux-mêmes, et gagnent en autonomie et en responsabilité individuelle.
Quatre outils de Microsoft 365 s’avèrent ici indispensables. Grâce au service de stockage OneDrive, les données sont accessibles à tous, partout et tout le temps, sans faire de sauvegarde. Dans les espaces de travail partagés SharePoint, les collaborateurs peuvent partager du contenu et collaborer à plusieurs sur une présentation ou un livrable. L’outil Planner, quant à lui, permet de planifier la gestion de projet et de la partager avec tous les membres de l’équipe. Elle centralise la liste des tâches, des pense-bêtes, un porte-document et un espace d’échange. Enfin, l’outil To Do permet de faciliter l’organisation du travail en permettant à chacun d’établir sa liste de missions et s’intègre à Planner, à Outlook et au calendrier.
Suivez l’activité
La clé de la réussite ? Ne pas perdre le contrôle de ce qui se passe au sein des équipes. Un suivi régulier est essentiel pour suivre le déroulement des projets. Et encore une fois, Microsoft 365 est un formidable allié pour les employés et les entreprises : il facilite la vie de tous, et permet aux dirigeants et aux managers de s’assurer que le travail est bien fait.
La plupart des services de Microsoft 365 offrent ainsi des statistiques détaillées sur le travail des collaborateurs. Les rapports peuvent servir à identifier les besoins de formation des employés, afin d’améliorer la façon dont ils utilisent les outils numériques. Teams, par exemple, permet de connaître le nombre de conversations entre membres d’une équipe. Cela permet, d’un côté, de s’assurer que les employés utilisent Teams au quotidien et, de l’autre, de savoir qui s’implique le plus dans le travail en équipe, et qui travaille le plus souvent seul. Sur Sharepoint, plusieurs fonctionnalités de mesure de performance permettent d’identifier les opérations qui progressent lentement. On a ainsi une vue d’ensemble sur ses différentes composantes telles que la base de données, les événements permettant alors d’optimiser l’organisation du travail et d’obtenir une meilleure performance.
Grâce à ces conseils, vous pourrez améliorer le quotidien de tous, garantir l’avancement de vos projets et permettre à vos employés de travailler dans une infrastructure sécurisée, où ils pourront partager des informations en toute confidentialité. Spécialisé dans l’intégration des solutions Office 365, IPE bénéficie d’une expertise reconnue et vous accompagne dans la mise en place de votre réseau social d’entreprise.