Qu’est-ce que SharePoint, l’outil collaboratif ?

Vous souhaitez améliorer la façon dont les fichiers sont stockés et partagés au sein de votre entreprise pour faciliter la collaboration entre vos employés ? SharePoint répond sans doute à vos attentes. La solution online de Microsoft, que nous connaissons très bien chez IPE, est une excellente façon d’accélérer le travail d’équipe, de gérer vos données et d’optimiser l’efficacité de vos équipes. 

Qu’est-ce que Microsoft SharePoint ?

SharePoint est une plateforme collaborative basée sur le cloud qui permet de partager et de gérer du contenu et des applications afin de collaborer plus efficacement au sein de l’entreprise. On peut y accéder sur un ordinateur depuis un navigateur web, ou sur un ipad ou autre tablette, ainsi qu’un smartphone via l’application mobile SharePoint. Cette plateforme de travail collaborative fonctionne aussi bien sur Microsoft Windows que sur un Mac de chez Apple. Microsoft définit SharePoint comme un « intranet mobile et intelligent » : véritable boite à outils online, SharePoint centralise les fichiers et données. Il favorise le travail d’équipe et simplifie le partage. SharePoint est un des composants de Microsoft Office 365 ; il est également disponible de manière autonome. Il est plus adapté au travail collaboratif que OneDrive, une autre solution de stockage de fichier de Microsoft, qui répond aux besoins des personnes qui travaillent seules. C’est une solution payante avec un cout par utilisateur de 4 à 22 euros HT, il n’existe pas de version gratuite, tels que sur Google Workspace, une solution concurrente.

À quoi sert SharePoint ?

SharePoint s’adresse aux entreprises, aux organisations, et aux établissements de formation. La solution de Microsoft sert tout d’abord à stocker des fichiers et contenus dans le cloud, comme OneDrive. Mais, à la différence de OneDrive, ces fichiers ont pour vocation d’être partagés avec des dizaines, des centaines ou des milliers d’utilisateurs. Pour gérer ces partages, SharePoint propose un système d’autorisations d’accès aux bases de données robuste et facile à utiliser. Il est également possible de partager des fichiers avec des utilisateurs externes à l’entreprise. SharePoint permet aussi de créer des sites d’équipe, qui comprennent des pages web, une bibliothèque de documents, et des composants web personnalisables. Les membres de l’équipe peuvent contribuer au site, en ajoutant et modifiant du contenu : images, tableurs Excel, documents Word et PowerPoint, vidéos, etc. Les sites SharePoint sont notamment très appréciés par les professionnels de la formation, qui l’utilisent pour créer des pages de cours attrayantes, un véritable gain de productivité !

Quels sont les avantages d’utiliser SharePoint ?

Grâce à sa dimension collaborative et à ses fonctionnalités, SharePoint permet d’éviter tous les problèmes classiques des systèmes de partage de documents : duplication d’informations, difficultés pour retrouver la version la plus récente d’un fichier, documents partagés avec les mauvaises personnes, envois multiples de documents par email, ou encore pertes de données. Avec SharePoint, le partage est simplifié, la traçabilité est améliorée, et on peut aisément restaurer une version antérieure d’un document. De plus, avec SharePoint, vous bénéficiez d’une vue d’ensemble d’un projet et de ses données.

Un des avantages majeurs de SharePoint est son intégration dans l’écosystème Office 365. Les documents partagés lors d’un échange par chat ou visioconférence sur Microsoft Teams sont stockés dans SharePoint, ce qui permet de les retrouver facilement une fois la conversation Teams terminée, une véritable espace de travail collaboratif. De plus, chaque canal Teams est automatiquement associé à un SharePoint d’équipe. SharePoint offre d’autres atouts de taille à ses utilisateurs. Facile à prendre en main, la solution online de Microsoft est hautement personnalisable, sécurisée, et évolutive. Très pratique également pour avec des backups en cas de perte de données.

Qu’est-ce qu’une application SharePoint ?

Les applications SharePoint sont des petites applications qui répondent aux besoins de chaque entreprise. Elles permettent de profiter de diverses fonctionnalités : suivi des dépenses, suivi du temps de travail des collaborateurs, annuaire, signature électronique, création de QR codes, annotation de PDF, etc. En tout, près de 300 applications sont disponibles sur SharePoint Store. Certaines applications sont intégrées par défaut à SharePoint, mais pas toutes : il faut les ajouter via l’onglet « Paramètres » de SharePoint. Les applications SharePoint sont très utiles, car elles augmentent la puissance de la solution de Microsoft, en offrant aux collaborateurs des fonctionnalités sur mesure. Ces applications sont adaptées à de nombreux domaines d’activité, dont la formation.

En quoi SharePoint est-il utile pour la collaboration ?

Microsoft a conçu SharePoint dans une optique de collaboration. Toutes les fonctionnalités de la plateforme collaborative ont été pensées pour aider les collaborateurs d’une entreprise, ou les étudiants d’une classe virtuelle, à travailler ensemble dans les meilleures conditions possibles. Grâce à SharePoint, les chargés de projet peuvent contrôler facilement qui a accès à quoi. La solution permet par exemple d’exiger qu’un document soit approuvé avant d’être visible à tous, d’extraire des documents d’un projet en cours pour que les utilisateurs ne puissent plus les modifier, et de recevoir des notifications à chaque fois qu’une page est modifiée. Par ailleurs, pour faciliter le travail sur un projet en cours, SharePoint offre aux entreprises la possibilité de créer des groupes, des listes d’utilisateurs disposant des mêmes autorisations qui peuvent travailler ensemble facilement sur un même espace de stockage.

L’expertise IPE dans la mise en place de SharePoint

Même si SharePoint est un outil online simple à utiliser sur lequel il existe des tutoriels et documentations, nous vous conseillons de faire appel à nos équipes pour le mettre en place dans votre entreprise. Cela vous permettra de profiter au mieux de ses puissantes fonctionnalités et de l’adapter réellement à vos besoins surtout que l’équipe de Microsoft ajoute régulièrement de nouvelles fonctionnalités. L’intégration SharePoint est une des spécialités d’IPE : grâce à notre expertise d’Office 365, nous vous conseillons et vous accompagnons dans la mise en œuvre de SharePoint, mais aussi de Teams et d’Exchange. Nos experts vous aideront à uniformiser les processus, à choisir des applications SharePoint, à optimiser la gestion des documents et à booster votre productivité grâce à un environnement de travail centralisé.